Privacyverklaring

Jouw privacy. Onze verantwoordelijkheid.

Bij Uncomplicated geloven we in vertrouwen, eigen regie en het versterken van mensen. Dat geldt niet alleen voor onze dienstverlening, maar ook voor de manier waarop we omgaan met jouw persoonsgegevens.

We verzamelen zo min mogelijk gegevens, zijn transparant over het gebruik ervan en verwerken ze zorgvuldig, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Jouw gegevens zijn van jou. Wij gaan er zorgvuldig mee om.

1. Wie zijn wij?

Uncomplicated is een zelfstandig bureau gespecialiseerd in vitaliteit, amplitie, positieve gezondheid, welzijn en duurzame inzetbaarheid.

Contactgegevens

• Bedrijfsnaam: Uncomplicated
• Website: https://www.uncomplicated.nl
• KvK-nummer: 08171830
• E-mail: info@uncomplicated.nl

Uncomplicated is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de eigen dienstverlening, voor zover wij zelf bepalen waarom en hoe die gegevens worden verwerkt.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij beperken het verzamelen van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is.

Afhankelijk van hoe je contact met ons hebt of onze website gebruikt, kan het gaan om:

• Naam en eventueel organisatienaam
• E-mailadres en telefoonnummer
• Informatie die je zelf invult in contact- of aanvraagformulieren
• Inhoud van zakelijke communicatie
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor offertes, overeenkomsten en facturatie
• Technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals browserinformatie en IP-adressen

Het invullen van persoonsgegevens is in beginsel vrijwillig. Soms hebben we bepaalde gegevens nodig om je vraag te beantwoorden of onze dienstverlening uit te voeren.

Bijzondere persoonsgegevens en gezondheidsgegevens

Uncomplicated richt zich op gezondheid, vitaliteit en welzijn, maar verzamelt niet standaard medische gegevens en houdt geen medische dossiers bij.

Wij vragen je daarom om geen medische informatie of andere gevoelige persoonsgegevens via algemene contactformulieren of e-mail te versturen.

Wanneer binnen een specifieke dienstverlening toch verwerking van gezondheidsgegevens noodzakelijk zou zijn, maken we hierover vooraf afzonderlijke afspraken en zorgen we voor een passende wettelijke grondslag en beveiliging.

3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

We gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken
• Het voorbereiden en uitvoeren van workshops, trainingen, coaching en advies
• Het opstellen van offertes en zakelijke overeenkomsten
• Administratie en facturatie
• Het goed laten functioneren en beveiligen van onze website
• Het verbeteren van onze dienstverlening en website, waar toegestaan

Op welke wettelijke grondslag?

Afhankelijk van het doel verwerken wij persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer gegevens nodig zijn om onze diensten te leveren of een aanvraag voor te bereiden.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de financiële administratie.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor noodzakelijke websitebeveiliging, zakelijke communicatie en beperkte websiteanalyse, mits jouw privacybelangen voldoende zijn beschermd.
• Toestemming: wanneer de wet dit vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of een afzonderlijke verwerking waarvoor wij jouw toestemming vragen.

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit.

4. Online scans, vragenlijsten en interactieve tools

Uncomplicated biedt via de website verschillende interactieve instrumenten aan, waaronder scans, vragenlijsten en rekentools.

Deze instrumenten zijn bedoeld om inzicht, bewustwording en reflectie te stimuleren.

Uitgangspunten

• We vragen niet om persoonsgegevens wanneer die niet nodig zijn.
• Resultaten zijn bedoeld als ondersteuning bij persoonlijke of organisatorische reflectie.
• Een score of uitkomst is geen medische diagnose.
• We gebruiken individuele resultaten niet automatisch voor commerciële benadering.
• We koppelen resultaten niet zonder passende grondslag aan een persoonlijk dossier.

Bij instrumenten waarbij gegevens worden opgeslagen, verzonden of gebruikt voor onderzoek, informeren we je afzonderlijk over het doel, de verwerking, eventuele ontvangers en de bewaartermijn.

Wanneer je een scan of vragenlijst volledig anoniem kunt invullen, streven we ernaar de resultaten niet herleidbaar te maken tot individuele personen.

5. Maatwerk en aanvragen via onze website

Via onze website kun je jouw vraag, behoefte of uitdaging verkennen en een passende aanvraag doen.

De informatie die je daarbij verstrekt, gebruiken wij om:

• Je vraag beter te begrijpen
• Contact met je op te nemen wanneer je daarom vraagt
• Een passend voorstel of advies voor te bereiden
• Onze dienstverlening op jouw behoefte af te stemmen

Wij gebruiken deze gegevens niet automatisch voor nieuwsbrieven of ongevraagde commerciële communicatie.

6. Vertrouwelijkheid en samenwerking

Vertrouwen vormt de basis van onze dienstverlening.

Informatie die je tijdens gesprekken, workshops of adviestrajecten deelt, behandelen we vertrouwelijk.

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan anderen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer hiervoor een wettelijke verplichting bestaat of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Voor zover externe dienstverleners namens ons persoonsgegevens verwerken, maken we passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensbescherming.

7. Kana Daily Life-app

Bij bepaalde programma's kan gebruik worden gemaakt van de Kana Daily Life-app.

Deze applicatie wordt aangeboden en beheerd door een externe partij.

Voor zover Uncomplicated geen toegang heeft tot persoonsgegevens binnen de app en niet betrokken is bij het bepalen van de doeleinden of middelen van die verwerking, valt deze gegevensverwerking buiten onze verantwoordelijkheid.

Voor de verwerking van gegevens binnen de app verwijzen we naar de privacyverklaring van de aanbieder.

Eventuele afspraken over het gebruik van de app binnen een specifiek programma worden vooraf toegelicht.

8. Websitebezoek, statistieken en cookies

Onze website maakt gebruik van functionele voorzieningen en statistieken om de website goed te laten werken en te verbeteren.

WP Statistics

Wij gebruiken WP Statistics voor het analyseren van websitebezoek.

Afhankelijk van de technische configuratie kunnen hierbij gegevens worden verwerkt zoals:

• Bezochte pagina's
• Bezoekfrequentie
• Browser- en apparaatinformatie
• IP-adressen of daarvan afgeleide gegevens

We streven naar een privacyvriendelijke configuratie, met zo min mogelijk herleidbare gegevens.

Cookies

Onze website kan gebruikmaken van:

• Functionele cookies die noodzakelijk zijn voor een goed werkende website
• Beperkt analytische cookies voor websiteverbetering
• Cookies van externe diensten, wanneer deze daadwerkelijk worden gebruikt

Voor cookies waarvoor toestemming wettelijk verplicht is, vragen wij vooraf toestemming. Waar van toepassing kun je jouw keuze later wijzigen of intrekken.

9. Externe inhoud en diensten

Onze website kan verwijzingen of ingesloten inhoud bevatten van externe aanbieders, zoals:

• YouTube of andere videoplatformen
• Kaartdiensten
• WhatsApp
• Sociale media
• Externe digitale applicaties

Wanneer je dergelijke diensten gebruikt, kunnen deze aanbieders persoonsgegevens verwerken volgens hun eigen privacyvoorwaarden.

Voor zover externe inhoud niet noodzakelijk is en toestemming vereist is, wordt deze pas geactiveerd na jouw toestemming.

Wij adviseren je het privacybeleid van de betreffende aanbieder te raadplegen.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Als uitgangspunt hanteren we:

• Contactverzoeken en algemene correspondentie: maximaal twee jaar na het laatste relevante contact, tenzij een langere termijn noodzakelijk is.
• Gegevens uit zakelijke overeenkomsten: zolang noodzakelijk voor de uitvoering en afhandeling van de overeenkomst en eventuele wettelijke verplichtingen.
• Financiële administratie: doorgaans zeven jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Websitegegevens en statistieken: volgens de ingestelde bewaartermijnen, passend bij het doel van de verwerking.
• Gegevens uit scans en vragenlijsten: volgens de informatie bij het betreffende instrument, wanneer opslag plaatsvindt.

Wanneer gegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd of daadwerkelijk geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting zich daartegen verzet.

11. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je kunt ons verzoeken om:

• Inzage in jouw persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van gegevens, voor zover wettelijk mogelijk
• Beperking van bepaalde verwerkingen
• Overdracht van gegevens, wanneer dit recht van toepassing is
• Bezwaar tegen een verwerking
• Intrekking van eerder gegeven toestemming

Stuur je verzoek naar info@uncomplicated.nl.

We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is, kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd. Daarover informeren we je tijdig.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik.

Daarbij besteden we aandacht aan:

• Beveiligde verbindingen en systemen
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens
• Zorgvuldig gebruik van digitale toepassingen
• Beveiliging en onderhoud van onze website
• Passende afspraken met externe dienstverleners

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicovrij. Daarom blijven we onze maatregelen beoordelen en waar nodig verbeteren.

13. Geautomatiseerde analyses en besluitvorming

Onze digitale scans en instrumenten kunnen op basis van ingevoerde antwoorden automatisch scores, inzichten en suggesties genereren.

Deze uitkomsten zijn bedoeld voor bewustwording en reflectie.

Uncomplicated gebruikt deze instrumenten niet om uitsluitend geautomatiseerde besluiten te nemen die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor personen hebben.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Onze dienstverlening en digitale mogelijkheden ontwikkelen zich voortdurend.

Daarom kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we nieuwe instrumenten aanbieden of wanneer wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.

15. Vragen over jouw privacy?

Heb je vragen over hoe wij omgaan met persoonsgegevens? Of wil je gebruikmaken van jouw privacyrechten?

Neem gerust contact op via info@uncomplicated.nl.

Wij vinden het vanzelfsprekend om daar open en zorgvuldig mee om te gaan.

Vitale groet,

Frank Hielckert
Uncomplicated
Denk anders, doe anders.